Mudahnya Stock Opname dengan Aplikasi Apotek
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang untuk mencocokkan antara stok fisik dengan yang ada di kartu stok. Ada banyak kegiatan yang tercakup di dalamnya, mulai dari menghitung jumlah barang, melakukan pemeriksaan secara langsung, serta melakukan penataan yang akan memudahkan operasional bisnis ketika suatu produk tertentu dibutuhkan.
Kenapa stock opname penting dilakukan? Ya, jelas untuk memperoleh data stok yang valid agar operasional apotek berjalan efektif dan dapat mengantisipasi kerugian. Juga untuk mengatur kembali stok barang berdasarkan tanggal kadaluarsanya. Sehingga seluruh pegawai apotek mengetahui kondisi stok dan arus keluar-masuknya barang secara pasti.
SOP Stock Opname di Apotek
Stock opname harus dilakukan dengan efektif sehingga tidak perlu melakukan stock opname berulang kali. Untuk itu melakukan stock opname yang efektif lakukan langkah-langkah berikut ini:
– Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar apotek saat stock opname berlangsung
– Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum stock opname dimulai
– Proses stock opname dengan cermat dan teliti
– Buat laporan stock opname untuk bahan evaluasi kedepannya
Sebaiknya ada jadwal rutin untuk melakukan stock opname. Beberapa hari sebelum jadwal stock opname, baiknya bila seluruh pegawai apotek tahu agar tidak ada data stock opname yang terlewat. Apalagi bila apotek menggunakan aplikasi apotek, stock opname akan jauh lebih cepat.
Baca Juga: Cegah Hilangnya Data-Data Apotek dengan Penyimpanan Berbasis Cloud
Waktu Pelaksanaan Stock Opname
Setiap pelaku usaha memiliki periode penghitungan stock opname masing-masing, termasuk apotek. Perbedaan ini dapat terjadi tergantung dari skala usaha dan kebijakan pelaku usaha terkait operasional bisnis.
Untuk usaha skala kecil, penghitungan stock opname dapat dilakukan dan diselesaikan dalam satu hari, sehingga memungkinkan untuk melakukan stock opname sederhana tiap harinya.
Berbeda halnya dengan bisnis skala besar, kegiatan stock opname tidak dapat dilakukan setiap hari mengingat banyaknya barang yang disimpan di gudang atau karena masalah sumber daya lainnya. Bila situasi tersebut terjadi, maka penghitungan stock opname akan dilakukan dalam periode mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Waktu pelaksanaan stock opname memiliki konsekuensinya masing-masing. Hal yang perlu digaris bawahi adalah pelaksanaan stock opname harus dilakukan secara teratur di waktu yang sama terlepas dari periode yang digunakan.
Bila penghitungan stock opname dilaksanakan tiap bulan, maka tanggal pelaksanaan ini harus tetap. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan pengukuran yang dilakukan berdasarkan hasil stock opname akan konsisten, sehingga strategi bisnis yang diambil dengan mempertimbangkan hasil penghitungan tersebut pun akan lebih mudah.
Tentu saja waktu yang disarankan untuk melakukan penghitungan stock opname adalah sedini dan sesering mungkin.
Semakin sering dan teratur waktu pelaksanaan penghitungan stock opname, semakin mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian jika terjadi selisih. Bahkan, selisih tersebut dapat dihindari dalam frekuensi penghitungan stock opname yang rapat karena identifikasi masalah juga dapat dilakukan dengan cepat.
Namun demikian, tidak perlu melakukan penghitungan stock opname setiap hari jika memang sumber daya yang dilakukan terlalu besar dan akan memunculkan biaya atau pengeluaran yang lebih besar dibanding dengan kemampuan bisnis yang dimiliki.
Cara Mudah Stock Opname saat Jam Operasional
Bila stock opname masih dilakukan secara manual, maka data tersebut harus dipindahkan ke excel terlebih dahulu dan laporan stock opname cetak akan didapat. Kegiatan stock opname harus benar-benar dijalankan dengan baik hingga proses rekap selesai. Hal ini tentu akan sulit dilakukan bila berada di jam operasional, sehingga karyawan perlu meluangkan waktunya pada jam pulang untuk memulai stock opname.
Sedangkan, jika menggunakan aplikasi apotek, pemantauan bisa dilakukan dari jauh karena bisa diakses secara online. Laporan stock opname berisi rekapan barang-barang mana saja yang selisih, pencatatan dilakukan oleh siapa, dan juga estimasi selisih nilai dalam rupiah. Semua bisa dilihat di riwayat stock opname yang telah dilakukan. Jika membutuhkan laporan stock opname sebelumnya, Anda juga dapat melihatnya dari aplikasi atau mengunduhnya dalam format excel untuk peninjauan lebih jauh. Sehingga Anda dapat membandingkan laporan stock opname dari waktu ke waktu, untuk dijadikan bahan evaluasi dan menemukan suatu benchmark.
Bila Anda ingin mencoba demo APLIKASI APOTEK secara GRATIS
